Какие документы нужны для трудоустройства в 2026 году

Что работодатель обязан спросить

Основной список установлен статьёй 65 Трудового кодекса. Сверх него требовать документы можно, только если это прямо предусмотрено Кодексом, федеральным законом, указом Президента или постановлением Правительства, — и такие случаи есть, они перечислены ниже. Для обычного приёма на работу это:

Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
Трудовая книжка — бумажная, если она у вас есть и ведётся, либо сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или выписка с Госуслуг). Если вы устраиваетесь впервые, книжку заводить не нужно: с 2021 года данные ведутся в электронном виде.
Документ о регистрации в системе персонифицированного учёта — то, что привычно называют СНИЛС. Пластиковых карточек больше не выдают, вместо них форма АДИ-РЕГ или её электронный вариант; старое зелёное свидетельство тоже подходит.
Документы воинского учёта — для военнообязанных и подлежащих призыву.
Документ об образовании или квалификации — если работа требует специальных знаний: врач, учитель, водитель, электрик, бухгалтер на участке, где нужна аттестация.
Справка о наличии (отсутствии) судимости — статья 65 называет её прямо, но требовать её вправе только там, где закон не допускает к работе людей с судимостью: с детьми, в образовании, на транспорте, в охране, на отдельных должностях в госструктурах.

Отдельно — ИНН: по закону он не входит в обязательный список, но его спрашивают почти всегда, потому что он нужен бухгалтерии. Номер можно узнать на сайте налоговой за минуту.

Что нужно дополнительно в отдельных случаях

Этих документов статья 65 не называет — их требуют отраслевые законы и подзаконные акты:

Медицинская книжка — общепит, продуктовая розница, детские учреждения, медицина, транспорт. Оплачивает медосмотр работодатель.
Медицинское заключение по результатам предварительного осмотра — вредные и опасные условия труда, работа на высоте, за рулём.
Разрешительные документы — удостоверение частного охранника, группа допуска по электробезопасности, права нужной категории, свидетельство о допуске к работам.

Чего работодатель требовать не вправе

Документы, которых нет в статье 65 и в отраслевых требованиях: характеристики с прошлых мест, справки о доходах, сведения о семейном положении.
Оригинал паспорта «на хранение». Его предъявляют при оформлении и сразу возвращают; удерживать чужой паспорт работодатель не вправе. С бумажной трудовой книжкой иначе: если она ведётся, она законно хранится у работодателя весь период работы и выдаётся на руки при увольнении, при переходе на электронную книжку или по письменному заявлению — тогда её обязаны вернуть в течение трёх рабочих дней.
Деньги за трудоустройство, обучение, форму, оформление медкнижки. Это незаконно в любом виде — как и просьбы перевести аванс «для брони места», о которых мы писали в статье про приглашения на работу по СМС.

Что делать, если документа нет

Нет трудовой книжки. Если вы устраиваетесь впервые — так и должно быть. Если книжка утеряна, работодатель заводит новую по вашему письменному заявлению.
Нет СНИЛС. Оформляется через работодателя или на Госуслугах.
Потерян паспорт. Пока делается новый, подойдёт временное удостоверение личности, его выдают в МВД.
Диплом за границей. Может потребоваться признание документа об образовании — это отдельная процедура, и её лучше начать заранее.
Медкнижка просрочена. Скажите об этом сразу: обычно работодатель направляет на медосмотр сам, а не отказывает.

Что подписывают при оформлении

Не только трудовой договор. Это согласие на обработку персональных данных, лист ознакомления с локальными актами, иногда договор о материальной ответственности. Приказ о приёме на работу с конца 2021 года необязателен: приём оформляется самим договором, а приказ работодатель издаёт по желанию. На что смотреть в самом договоре, разобрано в статье про трудовой договор.

Часто задаваемые вопросы

Обязателен ли ИНН при приёме на работу?

В обязательный список по Трудовому кодексу он не входит, но бухгалтерия почти всегда просит номер. Отказать в приёме только из-за отсутствия ИНН нельзя, а узнать номер можно на сайте налоговой по паспортным данным.

Нужна ли бумажная трудовая книжка, если я устраиваюсь впервые?

Нет. С 2021 года для тех, кто устраивается впервые, сведения о работе ведутся только в электронном виде. Бумажную книжку в этом случае не заводят.

Может ли работодатель забрать оригинал паспорта?

Нет. Паспорт предъявляют для оформления и возвращают сразу. Удерживать чужие документы работодатель не вправе.

Кто платит за медосмотр и медкнижку?

Работодатель. Если вам предлагают оплатить осмотр самому с обещанием «компенсируем потом», это повод насторожиться — особенно если работа ещё не оформлена.

Какие документы нужны для трудоустройства несовершеннолетнего?

Дополнительно к обычному списку — согласие одного из родителей и органа опеки для работников младше пятнадцати лет, а также медицинский осмотр: для несовершеннолетних он обязателен независимо от должности.